La Carta Comercial

Definición: Es un documento escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros empresas comerciales para realizar, por ejemplo, campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta. La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: De compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad. A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.

Estructura: Se compone de tres partes: El encabezamiento, el cuerpo y el cierre.

1.      El Encabezamiento: Abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

2.      El Cuerpo: Es la parte más importante. Se compone de tres partes: Una introducción, un núcleo y una conclusión:

·         Introducción: En ella se suele referir a la correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.

·         Núcleo: En él se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.

·         Conclusión: Se termina el cuerpo con ella, la cual sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

3.      El Cierre: Constituye el final de la carta. Siempre contiene despedida, firma, nombre y cargo. En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

Características:

·         Todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta comercial.

·         Dado los objetivos de la carta comercial se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son: “Distinguido(s) señor(es)” o “distinguida(s) señora(s)”. Otra forma un poco más personal es: “Estimado señor” y las variedades correspondientes. En el cuerpo de carta el autor se dirige al destinatario siempre con: “Usted”.

·         Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación: “P.O.” (Por orden) o “P.A.” (Por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

·         Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión: “C.c.” seguido por el nombre del otro destinatario.

Ejemplo:
Av. Bolívar 367 – Pueblo Libre

Lima, 14 de junio de 2013
A la atención del Sr. H. Riveros
Asunto: Invitación a charla

Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2013, a las 15 hs. en nuestro auditorio, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre ayuda, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.

Saludo a Ud. Atentamente
Pablo A. Ramirez
Gerente General

Actividad

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